超详细活动清单来了!如何筹办一场大型会议新澳门葡京娱乐网址活动?

上周我们讲到了线上沙龙会议新澳门葡京娱乐网址指南图片【线下活动取消、延期?线上沙龙会议新澳门葡京娱乐网址,超详细操作指南!】(点击蓝字可查看文章),这类的活动规模一般不太大,看完我们的活动指南以后,不少人私信我们说,想知道大型会议的活动新澳门葡京娱乐网址怎么做?

本周,新澳门葡京娱乐网站手机app将会给大家带来一份大型会议活动新澳门葡京娱乐网址攻略,大家可以把它当作一份活动清单,用来对照。

本攻略为通用型新澳门葡京娱乐网址攻略,适合规模较大的会议活动,比如大型峰会、发布会、员工大会、渠道招商大会等大型会议活动。攻略篇幅较长,围绕活动举办的“前-中-后”环节进行。


01活动前:设定活动目标及制定任务计划

【时间:一般在活动前的3-6 个月开始进行】

大型会议活动新澳门葡京娱乐网址,因为规模大,涉及的团队、组织多,比较复杂,所以需要更长的活动准备周期以及详细的任务计划,临时抱佛脚只能让会议手忙脚乱,乱七八糟。

一、活动概览

在活动开始前的3-6个月,我们需要设定活动目标及制定任务计划。包含以下4个大方面内容:


1.设定目标

设定目标,方便进行活动效果评估。有些活动主办方对活动目标不重视,目标稀里糊涂的,最后活动要么办得乱七八糟,要么就是没有有效数据的积累,没办法进行投入产出比的效果评估,结果只能是瞎忙一场。

除了方便活动效果评估外,活动目标也决定了后续行动的方向。在举办活动前,我们需要不停地问自己问题:活动目标是什么?我们想通过这次活动完成什么?为什么要举办这个活动?我们能为观看新澳门葡京娱乐网址的观众提供什么价值?

为了科学管控目标,我们需要对目标进行定性以及量化KPI。目标定性,包括:品牌知名度、活动参与用户满意度等;量化KPI,包括:二维码扫码量、用户注册量、活动参与者人数、合格销售线索数量、渠道曝光覆盖面等。


2.分析目标受众

明确目标后,我们需要根据目标来确定受众情况,以便可以精准地活动邀约,以及为受众配备合适的新澳门葡京娱乐网址方式、互动方式等。

包括:主要和次要观众的信息、角色、人口统计数据、需求、痛点、思维方式等其他信息。


3.确定预算

创建初步预算以确定边界;随着更多细节的确定,可以继续更新和调整。


4.确认利益相关者在目标、受众和预算方面的一致性

向关键领导者或利益相关者进行确认。


二、具体步骤:

1.建立活动团队

(1)考虑以下职能:

团队内部以及与合作伙伴、赞助商、演讲者、与会者的沟通和协调

社交媒体营销、新闻稿发布、合作伙伴营销

登陆页面、活动描述、电子邮件等的文案撰写

活动策划和设计

KPI追踪的数据分析

为与会者和演讲者提供新澳门葡京娱乐网址技术支持


(2)确保多样性:

一个由来自不同背景、思维方式丰富的团队,通常可以提出新想法,并帮助排查可能影响活动成功的盲点


(3)如果需要,新澳门葡京娱乐网站手机app可以来提供新澳门葡京娱乐网址平台及现场执行服务


(4)与相关团队定期召开会议,以保持一致性和获得进展


2.选择活动主题

进行研究,确定哪些主题与受众产生共鸣(例如,关键字搜索量、调查客户、咨询行业专家等)


3.确定活动计划和类型

(1)内部还是外部

(2)受众规模(线下观众;线上观众)

(3)活动类型(例如大型峰会、发布会、线上互动会议新澳门葡京娱乐网址、线上线下互动新澳门葡京娱乐网址、系列标准新澳门葡京娱乐网址、销售大会、展会、培训等)

(4)计划包含的环节(例如,主题演讲、远程连线、小组讨论、演示、参观等)

确定每个人的线下体验;确定每个人的在线体验

(5)整体活动和个别会议期间的互动机会(对于线下与会者;对于在线与会者)

比如某大型峰会同时进行多个分会场,在活动观看页设置多个分会场的入口;邀请各分会场的参会人员在某特殊环节同步参与互动;新澳门葡京娱乐网址间的弹幕在线下会议屏幕上墙,所有人都可以看到并参与互动


4.找活动合作伙伴和赞助商

 

5.构思活动标题、亮点和描述

 

6.确定活动日期、时间和长度

 

7.与演讲者、主持人和特邀嘉宾约定时间

 

8.确定票价和定价结构(免费、付费、票务等级)

确定定价方式,包括线下和在线出席

 

9.决定线上活动的新澳门葡京娱乐网址形式(现场采集对外新澳门葡京娱乐网址;拉取其他平台的视频流对外新澳门葡京娱乐网址;预先录制好视频,到时候新澳门葡京娱乐网址播出)

 

10.选择实体场地

场地设施、容纳人数、设备支持、周边交通等

 

11.选择新澳门葡京娱乐网址平台

(1)通过一些标准指标去评估平台,包括:

规模(平台可以容纳多少参会者;是否可以分成多个线上会场;是否可以多嘉宾远程连线);

新澳门葡京娱乐网址画面(是否可以多画面分屏;是否支持视频包装、实时字幕等)

观看方式(是否可以全球观看、内网观看等);

观看质量(是否可以倍速观看,多清晰度观看);

平台的易用性(是否简单,用户参与门槛是否低,是否可以多终端观看);

平台的成本(是否整体性价比高);

互动功能(是否可以满足活动需求,例如红包、聊天、投票、文档等);

注册管理(是否支持观看权限限制,身份验证);

品牌选项(是否支持观看页等进行品牌定制化);

活动分析(是否支持数据统计及分析,方便了解优化活动);

视频制作(是否可以进行视频剪辑,快速截取新澳门葡京娱乐网址精彩看点);

与现有工具的集成情况(是否可以和内部系统对接等);

安全保障(是否有相关机制及预案保障新澳门葡京娱乐网址稳定、安全)


(2)最晚在活动前 1 个月实施(根据复杂度需要进行时间调整)

 

12.确定活动品牌展示

例如logo、标语、线下场地设计、线上新澳门葡京娱乐网址环境视觉效果等


02活动前:为活动中的各项环节进行前期准备

【时间:活动前1-3个月】

在活动正式开始前,我们需要做好活动中各项环节的前期准备工作,包括8个方面:

1.确定活动顺序

安排活动具体时间(包括线下会议时间、新澳门葡京娱乐网址时间)

2.通过线上活动平台,创建活动报名页

登陆页面和注册页面

3.设置和自定义线上活动环境(例如新澳门葡京娱乐网址间、品牌等)

4.赞助商

(1)确定线下和线上活动的赞助或参展商计划

(2)为赞助商或参展商提供线下和在线的设置说明(包括如何运送材料的详细说明)

(3)为赞助商或参展商提供宣传工具包,并要求他们在线上面向客户宣传活动


5.活动技术

(1)现场音视频

面向线下的观众、面向在线观众的新澳门葡京娱乐网址

(2)线上活动平台app设置

(3)现场电力

(4)线下场地的互联网连接

(5)线下技术(例如签到、二维码、活动反馈等)

(6)新冠疫情健康和安全检查


6.宣传

(1)制定面向观众的营销计划

考虑电子邮件、社交媒体、付费广告、新闻稿、网红营销、合作伙伴联合营销等渠道

(2)通过CTA(召唤动作)将观众吸引到活动平台或网站注册

(3)包含新冠疫情安全协议和信息在内

(4)布置线下活动场地


7.内容

(1)为整个活动参与者的用户旅程创建内容

注重质量和多样性,而非数量

(2)制作活动内容

例如,预先录制的视频内容、暖场片、幻灯片等

(3)线下活动内容关键人的确定

确定好活动管理员、演讲者、主持人

(4)确定线下和在线技术团队,以便进行故障排查

 

8.观众互动与参与

(1)创建用户在线互动参与触点

在活动前、中和后,考虑使用视频、调查、投票、聊天、问答、游戏等互动手段。

(2)确定现场参与互动环节

(3)通过在线活动平台,为参与者提供明确的参会说明

(4)实时监控在线观众反馈、问题和想法

与演讲者和主持人分享观众反馈,以便实时告知内容


03活动期间的执行:5大关注要点

做好前期策划和准备,那么接下来就是活动期间的具体执行了。有5个要点需要重点关注:

1.如何提高观众实时参与度

在活动当天,鼓励人们相互交流对促进活动至关重要。

(1)组建一个主持人团队

主持人起到观众与活动发言人、演讲者的连接作用。可以通过主持人来鼓励在线观众参与活动(例如,通过聊天进行提问),并与演讲者分享观众的问题、想法和反馈。可以组建两个审核团队针对不同的群体,一个针对现场活动的参与者,一个针对线上新澳门葡京娱乐网址参与者。

主持人可以通过以下方式,促进互动、提高活动的参与度:

通过展示线下、线上活动参与者的问题,鼓励演讲者进行解答:可以在演讲者和活动参与者之间建立双向对话,使与会者真正参与到活动互动中,而不只是一个旁观者。

通过实时视频邀请线上参与者进行提问:这是聊天的一个升级。通过视频进行面对面交流,使演讲者有机会听到观众的语音语调,便于演讲者了解观众是否有理解他的回答。

邀请线下活动参与者提问:需要考虑通过活动平台向在线观众新澳门葡京娱乐网址线下会场内的提问。这样,便于线上与会者持续参与互动。

注意负面或不当评论,并要阻止不恰当行为扰乱线下活动:开启聊天审核,则观众发送的聊天内容需审核后显示。如果他们在聊天中留下负面反馈,主持人可以回复他们并尝试解决问题。

传达重要的消息,包括指令:线上团队中的主持人可以通过聊天或固定聊天消息进行交流,这些消息会可以在新澳门葡京娱乐网址间突出显示。虽然线下参与者可以在线上平台中看到这些消息更新,但还是应该考虑在线下活动中用标牌或带有指令性的幻灯片来传达这些消息。


(2)与演讲者、赞助商和合作伙伴沟通

因为主持人在活动期间可能很忙,所以需要创建线下和线上活动沟通的团队,来负责处理演讲者、赞助商和合作伙伴之间的互动。团队可以回答问题,提醒活动的进度时间表,确保演讲者、赞助商和合作伙伴获得活动相关信息及指导。

 

2.技术问题管理及故障解决方案

无论如何筹划活动,技术问题在线下活动中仍然可能出现。所以需要有一个可以解决任何问题的技术支持团队。

以下问题,是技术支持团队需要关注并可能需要解决的问题:

活动平台出现故障和错误(面向线上的团队)

演讲者、与会者、赞助商在线上和线下造成的用户错误(两个团队)

网络连接和浏览器问题(两个团队)

网速慢和网络滞后问题(面向线上的团队)


3.将线下活动数据数字化

如前所述,混合活动的一个巨大优势是,可以在一个地方收集所有的活动数据。

为实现这一目标,需要将线下活动数据数字化,例如总出席人数、每个分会场/环节参与人数、展厅浏览人数、展位访问人数、评论人数。


4.邮件/短信/微信公众号模板消息推送提醒参与

为了增加线下和线上参与者的活动出席率和参与度,可以在活动期间发送参会提醒邮件,鼓励大家加入活动。尤其是为期多天的活动,这更加重要。

线上参与者每天都可能会离开,或者重新加入活动,或者感觉疲劳、事情繁忙等没有继续参加,参会提醒邮件可以鼓励大家持续参与活动。我们可以在活动每天的开始,提醒大家参加最新活动。

 

5.在社交媒体上分享见解和更新动态

不要只依赖于邮件等信息推送。在活动期间,社交媒体是更新活动动态的另一种好方法。我们可以在社交媒体平台上,通过发布演讲者见解、关键要点、提醒消息,鼓励活动参与者在社交媒体上参与互动,以此来提升活动知名度。

比如可以把活动信息发布在微博/微信公众号/微信朋友圈上,每天结束时,预告第二天的内容,提醒已注册人员参加活动。我们可以反复强调活动的价值,比如对外展示活动嘉宾的分享金句、活动特色互动环节等。另外,我们也可以对外展示用户的精彩评价(我们在活动参与中要设置好环节,引导用户评价),图文、视频等形式均可,这可以被当作用户证言,以此来提高品牌知名度。

 

03活动后:放大活动传播价值及活动跟进


活动后,我们需要关注活动价值的二次放大,以及活动数据分析和跟进,让相关人员跟进销售线索等,从而真正实现活动的价值。

1.新澳门葡京娱乐网址内容实现二次复用或营销获客工具

为了扩大活动的传播价值和周期,我们可以将新澳门葡京娱乐网址画面实时转录成视频文件,进行回放。活动组织者可以通过发送感谢邮件等方式,让注册的用户通过回放观看所有会议内容,对于同时参加多个会议的用户,通过回看可以不遗漏精彩内容。

另外,活动组织者还可以将内容推送给注册未登录参与活动的用户,让活动实现更广泛的传播,或者作为内容营销工具多次利用,实现获客、用户激活等。

 

2.在活动平台中查看数据,进行活动分析及客户跟进

(1)根据活动目标和 KPI来衡量成功(例如,出席率、客户满意度、人口统计指标、投资回报率等)

(2)与营销和销售团队共享客户线索数据和对客户需求的洞察,以便后续进行跟进

(3)在活动结束后,追踪活动参与者转化为客户的情况

(4)进行活动后的调研问卷,方便优化活动

 

3.跟进演讲者、赞助商和合作伙伴,例如感谢信、音视频、共享数据等

现在,越来越多的活动将是混合的,既有线下活动部分,也有通过新澳门葡京娱乐网址等方式实现的线上虚拟活动部分。

我们正在通过采用在线体验的元素,来创造全新的、身临其境的活动方式,让更多人可以聚集在一起,实现更大范围的活动规模、影响力,以及活动参与度。


希望以上的活动攻略,可以给到大家参考借鉴。如果有更多想知道的,欢迎和新澳门葡京娱乐网站手机app深入探讨。


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